Por: Enrique Casís V.
El sistema económico mundial y, lógicamente, el panameño, han recibido de frente el golpe del COVID 19 declarado pandemia por la Organización Mundial de la Salud.
Mucho se habla del comercio electrónico, la presencia y migración de empresas al mundo digital, pero las consecuencias van más allá. Desde nuestra experiencia como asesores legales de empresas estamos a la espera de algunos cambios en el manejo comercial y administrativo usual, los cuales abordamos a continuación.
OUTSOURCING Y TELETRABAJO
Muchos de nuestros clientes han tenido dificultad para afrontar la crisis y el manejo de su personal, las relaciones laborales (entendida estrictamente como relación empleador – trabajador) han impedido o, por lo menos, ralentizado un reacción rápida de los empresarios que les permita mitigar o disminuir efectos negativos en sus operaciones.
Ha surgido el término “mínimo personal esencial” a raíz de las restricciones de movilización y la aplicación de excepciones a empresas de determinados rubros, para que mantengan su operación con el menor número de personas involucradas pero que garanticen la continuidad de su producción o servicio. Somos de la opinión que este término mantendrá su vigencia mucho más allá de la cuarentena y de la crisis, propiciando la adquisición de servicios o trabajadores de “fácil descarte”, suena horrible pero es la realidad.
Por ello el teletrabajo, entendido como la prestación del servicio por parte de un empleado sin la necesidad de su presencia física en la empresa, adquirirá mayor relevancia, permitiendo al empleador contratar con jornadas reducidas, optimizar la eficiencia de modo que pague por resultados y no por tiempo. Algunas empresas recurrían a esta práctica pero fue formalizada hasta hace muy poco mediante Ley No. 126 de 18 de febrero de 2020.
La contratación outsourcing o, dicho de otro modo, la externalización o tercerización, permitirá a las empresas recibir el servicio sin configurar una formal relación laboral, ahorrando en seguridad social y sobre todo posibilitando el fin de dicha relación de forma expedita al constituirse como una relación comercial y no una relación laboral.
DE LA DESMATERIALIZACIÓN A LA INMATERIALIZACIÓN
No es tan complicado como suena. Les doy un ejemplo.
Un cliente decidió retirarse a su casa de playa a pasar la cuarentena, enviando a sus trabajadores a casa para que continuaran en contacto mediante teletrabajo y, las muy actuales, videoconferencias.
La situación fue escalando rápidamente y fue necesario tomar medidas drásticas para reducir la operación comercial, sin embargo, para ello requería la aprobación de algunos socios, accionistas e inversionistas. Por la distancia y la presencia de cercos sanitarios, fue prácticamente imposible hacerlo, se recurrió a la digitalización (en palabras simples, escanear) del documento de aprobación, cada persona lo imprimía, firmaba y enviaba.
MI única observación fue que este documento “digital” tenía casi nulo valor legal y en caso de controversia entre socios, no podía ser utilizado como prueba eficaz por nadie sin el expreso reconocimiento de firma y contenido de los participantes.
Esto es la desmaterialización del documento, tomar un documento físico y generar una copia digital sin atender a su valor legal o su eficacia en un proceso judicial o arbitral.
Por ello esperamos que crezca la inmaterialización de documentos a nivel interno de las empresas, ello implica que el documento no contará con un soporte físico en su creación, manejo y firma, es decir, el documento original será siempre digital.
Esto es posible a través de mecanismos tecnológicos, firma electrónica, sellos de tiempo, blockchain, entre otros, que permitan identificar plenamente al emisor, integridad del contenido, trazabilidad de su uso, los firmantes y la autenticar la identidad de estos.
Con la inmaterialización, las empresas podrán blindar legalmente sus documentos internos, permitiendo su confección, manejo y perfeccionamiento desde distintas áreas geográficas sin afectar su validez, creando lógicamente una nueva dinámica de contratación comercial.
RELACIÓN CON EL GOBIERNO Y SUS ENTIDADES
Todos reaccionaron con esta crisis, incluso el Estado.
Instituciones gubernamentales que venían migrando a la prestación de servicios digitales han acelerado el paso y por consecuencia, las empresas han tenido que migrar sus procesos internos a medios digitales en su relación con autoridades locales y nacionales. Ahora contribuyentes, usuarios y asociados pueden acceder a nuevos canales de interacción con el gobierno y sus entidades.
La Dirección General de Ingresos (DGI) mantenía un portafolio amplio de servicios digitales con anterioridad a la crisis, pero a raíz de esta, han impulsado la creación de otros servicios como la presentación de Declaración Jurada de Ganancia de Capital. El Registro Público por su parte, impulsor de servicios digitales a nivel gubernamental, ha difundido sus servicios de presentación telemática y fortalecido sus canales digitales de atención al usuario. Municipios y otras entidades también se han sumado al proceso.
Quizás el mayor referente de este cambio a nivel gubernamental es la reciente adjudicación de Firma Electrónica a Notarios Públicos. La Fe pública, aspecto tan importante en las relaciones comerciales y personales, inició su migración a lo digital, esto seguramente, provocará un giro en la forma de hacer negocios y de acceder a servicios brindados exclusivamente por el Estado, de un modo más rápido y eficiente.
Todo lo anterior se intentó impulsar a través de la Ley No. 144 de 15 de abril de 2020.
En conclusión, la actual crisis cambiará a las empresas panameñas, pero no sólo en su forma de vender como muchos estiman. Podremos ver cambios en su forma de administrar, contratar e incluso a nivel de infraestructura, cambios permanentes que se han acelerado por el COVID 19.